воскресенье, 15 июня 2014 г.

Как писать так, чтобы вам доверяли


В книге «Как писать так, чтобы вам доверяли» есть множество советов о написании текстов на различные случаи из деловой жизни. Каждая глава обязательно содержит рекомендации по структуре написания текстов. Причем эти рекомендации удобно использовать в качестве контрольных списков – начав работу над тем или иным текстом, можно посмотреть в соответствующий список и решить какие из рекомендаций, применимы к конкретному случаю.



Приведу, в качестве примера, лишь те рекомендации из каждой главы, которые заставили меня задуматься или сразу внести изменения в собственные структуры текстов

Глава о e-mail: Электронное письмо не самый хороший способ кому-то представиться, ведь руководители и без того завалены письмами и вряд ли прочтут ваше послание.

Глава о записках и деловых письмах бьющих в цель: Люди, которые помнят, что при беседе двух человек в кабинете тет-а-тет происходит созидание, а при попытках спрятаться за технологии в процессе общения наступает нечто разрушительное, будут весьма успешными при новых условиях жизни. И хотя электронная коммуникация продолжает развиваться, разговор с другим человеком по-прежнему имеет решающее значение.

Глава о презентациях и выступлениях: Гораздо труднее определить, что именно вы хотите сказать, чем выяснить, как вы это скажете. Прежде всего подумайте кто будет вашей публикой. Решите, на каком одном-единственном пункте вы хотите сконцентрировать их внимание. И задолго до того как сядете писать, постарайтесь вникнуть в предмет вашего разговора с публикой. И перед тем как садиться писать, составьте подробную схему с тремя важными пунктами подпунктами и примерами. А вот теперь пишите.

Глава о планах и отчетах: Использование правила 5W (Что?Кто?Где?Когда?Почему?) при написании отчетов.

Глава об убеждающих предложениях: Если вы хотите подвести аудиторию к каким-то выводам, помните, что прежде всего вы должны ввести людей в курс дела и лишь затем начинать убеждать.
Чтобы писать убедительно, надо организовать материал, основываясь а логике и правилах. И часто это очень сложная задача для писателя – ведь вам надо исключить много хороших, но не вполне подходящих, примеров. Оставляйте только то, что соответствует вашей теме, не включайте ничего постороннего – вот ваша цель, когда вы предаете что-либо.

Глава о продающих письмах: Предпочитайте длинные письма коротким. Правда, важно с самого начала заинтересовать читателя, наполнить письмо фактами и сделать заманчивое предложение.

Глава о написании резюме: Воспринимайте резюме как сценарий, в котором структурировано прописаны ваши взгляды и идеи.


А вот две главы книги я выделил особо. На мой взгляд, эти главы в наибольшей степени способствуют тому, чтобы научиться писать вызывающие доверие тексты.

Первая глава расположена в самом начале книги, и посвящена принципам успешного письма. Эту главу я охватил полностью, включив в summap не только каждый из основных принципов письма, а еще и проиллюстрировал их примерами из книги




Вторая глава завершает книгу, и посвящена саморедактированию. Авторы рекомендуют не отправлять важные документы в первой версии, а произвести редактирование (может даже и не одно) опираясь на следующий контрольный список:

Сокращайте

Поясняйте и уточняйте

Упрощайте

Проверьте точность информации

Проследите за порядком и логикой мыслей

Удостоверьтесь, что все учтено и упомянуто

Пересмотрите тон вашего письма

Улучшите вступление

Оцените все с точки зрения читателя


Несколько примеров того, как редактирование может улучшить якобы готовый текст
















Завершу обзор цитатой, в которой авторы точно выражают суть своей книги и задают область использования рекомендаций

«Очень немногие могут выражать свои мысли столь четко и ясно, чтобы точно доносить суть и не отнимать у читателя время. Однако, ясность написанного хотя и желательна, но это не самоцель. Цель – это эффективное общение. Конечная экономия времени и есть эффективная коммуникация»