пятница, 29 ноября 2013 г.

о личной продуктивности. часть первая ...управление вниманием по помидору (Pomodoro technique)


В течение этого года я постоянно вношу изменения в свой рабочий процесс. Изменения в основном связанны с ...упрощением процесса. На данный момент, мой рабочий процесс базируется на системе GTD (в том виде, в котором я ее адаптировал под себя), Agile Results (AR, плюс имеется русский перевод вводного 30-дневного курса) и Модулоре Времени Виталия Колесника (МВ), представляющим собой расширенную версию техники Помидора (П, Pomodoro technique).

//Обращу внимание на буквенные обозначения, что я ввел после названия каждой из техник. Далее я практически не буду использовать полные названия техник//

Почему так много систем и техник? 
Просто для меня важно полностью охватить несколько областей: 

-работа с информацией и управление действиями
-работа со списком задач, в связке с целями и намерениями
-управлением вниманием

Сразу скажу, что я категорически согласен с тем, что GTD закрывает ВСЕ указанные мной направления. Согласен!!! Однако, AR и МВ - это своеобразный тюнинг :) Тюнинг, который позволяет мне использовать сильные стороны GTD, обойдя слабые стороной (те стороны, которые мне не удалось адаптировать с силу каких-то внутренних причин и противоречий)

И самым сложным, и самым важным, для меня в моей рабочей системе является управление вниманием. Мои попытки адаптировать предложенные Алленом "горизонты фокусирования" под свои задачи привели лишь к частичному успеху. Все упиралось в работу над задачами, на самом нижнем уровне. Открыв для себя когда-то технику П, я сначала обрадовался - вот оно то самое, что надо :) Однако, столкнулся с тем, что ...техника вносит много не нужных ограничений. И я отказался от нее. Это расставание прошло безболезненно еще и потому, что я наткнулся на технику МВ. Обе техники похожи, однако МВ, на мой взгляд, дает больше свободы и гибка в адаптации


И вот, в самом начале этого года, мне в руки попала книга "Тайм-менеджмент по помидору", Штаффана Нетеберга. И ...я понял что техника П не так ограниченна, как мне показалось в момент нашего первого знакомства. Протестировав технику П в течение этого года могу точно сказать, что моя нынешняя система управления вниманием представляет собой адаптацию идей из МВ и П. О том, что в итоге представляет мой рабочий процесс, мы поговорим в другой раз. А сегодня - чуть подробнее о полезных инструментах из книги Штаффана Нетерберга


Обращу внимание, что это не совсем обзор книги. А обзор идей и инструментов из книги, которые показались мне интересными для того, чтобы встроить их в мой рабочий процесс.


Однако, для начала о том, что же представляет собой техника Помидора

Это очень просто. Выберите самое приоритетное дело из списка дел на день, поставьте таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на этом деле – и только на нем

В основе техники лежит простота. Все что нужно -  бумага, ручка и таймер. Вот иллюстрация того, как устроен день в рамках техники помидора



Каждый день, который вы проводите в рамках техники П начинается с этапа планирования и заканчивается этапами записи (фиксация результатов ваших наблюдений в протокол – помехи и отвлечения), обработки (превращение результатов наблюдения в ценные сведения – выявления тенденций) и визуализации (упорядочивания обработанной информации таким образом, чтобы это могло улучшить рабочий процесс), а в промежутке циклически проводятся 25-минутные сеансы мониторинга

Несколько слов о планировании, записи, визуализации и инструментарии



Планирование начинается с того, что из «Реестра дел» извлекаются дела этого дня и формирует список «Дел на день». Важно различать реестр дел (т.е общий и неупорядоченный список дел, который у меня имеет квартальный горизонт охвата и еженедельное уточнение) от списка день на день (который представляет ваше соглашение с самим собой о результатах сегодняшнего дня). Реестр ведется постоянно, а список дел на день я составляю в конце каждого дня

// Забегая вперед, добавлю, что сочетая эту технику с техникой AR я выделяю в списке дел на день 3 результата дня, с которых и стараюсь начать день. Остальные дела идут списком//

Иногда важно отслеживать динамику вашего дня. Именно для этого существует «Протокол» - место, куда вы заносите избранные метрики, чтобы совершенствовать свой процесс. На данный момент я его не веду. Однако, на начальном этапе, он мне сильно помог отслеживать динамику внимания в течение дня. Сейчас я его включаю в рабочий процесс избирательно – когда тестирую новые техники или резко меняю режим дня.

Отдельно скажу о визуализации. Именно после прочтения этой книги я стал рисовать …интеллект-карту дня. Речь о карте, которая составляется по итогам дня и содержит основные его темы. Для меня это не список итогов дня и планов на будущее – для этого есть другие инструменты. Карта дня – это инструмент для исследования того, чему я научился за сегодня


 Безусловно, я не составляю такие карты каждые день (хотя, было бы неплохо). Однако, обязательно делаю карту недели и квартала. Как делаю? По разному. Чаще от руки. Но с обязательной фотокопией

Да, и конечно нужен таймер. Необязательно в форме помидора ;)


Далее, просто списком дам то интересное, что я выделил в книге и включил в свой рабочий процесс:

-бывают дни когда вам нужна эффективность, а бывают дни когда таймер можно и не доставать
-ритуальность процесса очень важна
-отношение к своей работе как к цепи событий, а не как к продолжительности, что повышает продуктивность
-при составлении общего списка дел, записывать не что нужно сделать, а описывать ситуацию такой, какой она будет в момент завершения дела
-список день на день, как соглашение с самим собой
-использования метода шляп (!) для придания устойчивости темпу и сохранить состояние потока
-атомарность (неделимость) каждого отрезка, как метод работы с помехами

Чуть подробнее о методе шляп. Идея вот в чем. Расстановка приоритетов и обзор задач противоположны состоянию потока и процессам глубокого творческого мышления. Плюс нужно время на отдых. Таким образом, вам надо переключаться. И тут может помочь метод шляп – шляпа отдыха, шляпа стратега и рабочая шляпа
   



О чем, помимо всего о чем я рассказал выше, еще идет речь в книге? Очень много внимания уделено введению в технику П и описание контекста. Кроме того, рассказывается о методах работы с помехами, тонкой настройки техники и работа в команде. Книга написана в формате личной истории автора, который постигает технику П и щедро делиться своим наблюдениями и выводами с читателем.

Отмечу интересное оформление. Каждая глава начинается (!) и завершается интеллект-картой, которая отрисована от руки. В конце книги приведен обширный список литературы для жалеющих дополнительного погружения. Плюс в книге много иллюстраций, сделанных в стиле “рисунки на полях”.


Резюме книги. Если ваша работа связана с творческими задачами, то данная книга будет полезна уже тем, что задаст определенный рабочий процесс, который в будущем вы можете улучшать и дорабатывать уже под свой стиль и ритм!


И небольшая цитата из книги, которая полностью описывает суть техники П:

Взгляните на технику помидора как на полный отказ от параллельной загрузки, принимаемый как данность. Как в этом случае убедиться, что вы заняты самым важным из дел? Я поступаю так: сначала стараюсь понять, что на самом деле имеет для меня значение, другими словами - кого результата я хочу добиться. Затем сосредотачиваюсь на той деятельности, которая приведет меня к этому результату. Но, прежде чем сосредоточиться, я завожу таймер. Позже он подаст мне сигнал, и тогда я заново проанализирую, является ли эта задача, на которой я сфокусировался, по-прежнему самой значимой